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O departamento de Recursos Humanos é uma das áreas que têm maior impacto na empresa, pois ele é a porta de entrada dos futuros funcionários e o primeiro contato com a organização. Além da seleção, treinamento, folha de pagamento, o RH ainda é responsável por todo o processo burocrático de admissão e retenção de talentos.
Na maioria das empresas, o processo admissional ainda é feito da forma tradicional, ou seja, com toda a papelada impressa, onde é necessário criar a vaga, testes, contrato, assinatura presencial do contratado, anotações na carteira de trabalho, cadastro no eSocial, entre outros. Todo esse processo demanda muito tempo, atenção da equipe de RH e espaço para arquivar toda a documentação.
A transformação digital e toda a tecnologia de ponta tem ajudado a encontrar soluções que automatizem os processos mais burocráticos, otimizando o tempo e reduzindo custos para as empresas, como o processo de admissão digital.
A admissão digital consiste na automatização dos processos admissionais através de um software. Ou seja, todo o envio da documentação e até a assinatura é feita digitalmente, proporcionando maior rapidez e reduzindo a carga burocrática. Os dados são conferidos simultaneamente, garantindo a integridade dos dados, evitando erros de inclusões manuais. A tarefa do RH será a de conferir e acompanhar todo o processo para verificar se está em conformidade com as regras da empresa, gerando muito mais agilidade, confiabilidade e produtividade em todo o percurso da admissão.
Esse processo, no entanto, não elimina 100% dos documentos que a empresa terá que guardar devido algumas regras da CLT, porém, irá diminuir muito os papéis, já que com a medida provisória nº 2200-2/2001, o processo de admissão pode ser feito eletronicamente sem o risco da organização sofrer com processos trabalhistas e a assinatura eletrônica garante a veracidade dos documentos, menciona Ricardo Nunes, CEO da TRIYO Tecnologia, especializada em softwares de gestão.
Sendo assim, o processo de admissão digital proporciona muitos benefícios para as empresas que o adotam. Entre eles podemos citar:
- Foco no core business
Um dos principais benefícios da admissão digital é otimizar o tempo da equipe de RH que poderá focar na parte estratégica do negócio e em outras atividades mais importantes, já que o software confere os documentos, avalia a sua conformidade, integra os dados à folha de pagamentos e simplifica toda etapa de efetivação do novo funcionário no sistema da empresa.
- Processos mais ágeis
Utilizando o software de admissão digital todo o processo fica muito mais rápido, pois todo o envio e recebimento da documentação e informações são feitas digitalmente, até mesmo a assinatura do funcionário. Assim, o RH ganha agilidade e competitividade na contratação de talentos.
- Maior controle da documentação
Redução do uso de arquivos físicos para manter a documentação do funcionário. Tudo fica disponível de forma digitalizada e de fácil acesso na nuvem, sendo possível compartilhar informações com outras pessoas de diversos lugares, aumentando a produtividade e reduzindo custos.
- Mais segurança e sustentabilidade
Como a maior parte do processo é digital, elimina-se os arquivamentos físicos de papéis, gerando muito mais sustentabilidade. Além disso, as informações são armazenadas em nuvem, conferindo muito mais segurança, pois nada se perde e é possível determinar quem terá acesso às informações.
- Melhor experiência do colaborador
O RH é o primeiro contato do funcionário com a empresa. Hoje, as pessoas não querem mais perder tempo e buscam por boas experiências, portanto, ter um processo rápido e seguro causará boa impressão ao novo colaborador contribuindo para sua vinda à organização.
- Redução dos riscos legais
O software de admissão digital está em conformidade com a questão jurídica e toda a documentação digitalizada é válida perante a lei. Garante a sincronização de informações no eSocial evitando retrabalhos com dados duplicados, documentos divergentes e a empresa não perde prazos. Além disso, a digitalização dos documentos facilita o cumprimento do compliance, adequação às leis e à governança corporativa.
- Redução de custos
A digitalização pode reduzir a quantidade de pessoal necessário para processar e lidar com cópias em papel dos documentos ou ainda, estes poderão ser realocados para outras atividades. Além disso, também há redução nos custos de logística, armazenamento e conservação dos documentos.
Para implementar esse processo e usufruir desses benefícios, a empresa precisará investir em um software de admissão digital. Existem muitos no mercado e neste caso, é recomendado que seja contratada uma consultoria de tecnologia especializada que irá avaliar qual é o mais adequado dentro dos objetivos estabelecidos. Além disso, ele precisará estar integrado ao software de gestão ERP ou outros sistemas que a empresa utilize, pois assim, todas as informações estarão disponibilizadas para outros departamentos gerando melhor comunicação e fluidez dos dados.
A transformação digital é uma realidade e encontrar formas de ter uma melhor experiência para clientes internos e externos proporcionará vantagem competitiva.
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